Receptie overbelast met gesprekken over afspraken
Gesprekken om te boeken, te verzetten en te herinneren concurreren met inloop en al het andere werk van de receptie.
Voice AI · Afspraken en reserveringen
De afspraak staat vast voordat het gesprek eindigt
DRING achterhaalt wat de beller nodig heeft, checkt de live agenda, boekt of verzet het tijdslot en stuurt de bevestiging. Daarnaast kan de agent het CRM bijwerken, een uitzondering aan uw team doorgeven of een aanbetaling innen.
Laat uw nummer achter en DRING belt u binnen twee minuten om te vragen hoe uw afspraken nu lopen. Bekijk hoe het terugbellen werkt.
Het probleem
Wat er nu misgaat
Afspraken plannen is simpel, tot de receptie ook al het andere moet doen.
No-shows door gaten in de herinneringen
Een gemist herinneringsgesprek is een gemiste afspraak, en een handmatig bijgehouden herinneringslijst wordt niet altijd helemaal afgewerkt.
Gesprekken buiten kantooruren worden gemist
Mensen willen 's avonds of in het weekend een afspraak maken, en er neemt gewoon niemand op.
Wat er verandert
De agenda beslist, niet een terugbelverzoek
DRING checkt de echte beschikbaarheid in Google Calendar, biedt vrije tijdsloten aan en boekt de afspraak terwijl de beller nog aan de lijn is. De bevestiging gaat direct per sms of WhatsApp de deur uit. Belt de klant terug om de afspraak te verzetten, dan zoekt de agent de boeking op en verzet die op dezelfde manier.
Hoort er een aanbetaling bij de afspraak, dan kan de agent ook tijdens het gesprek de betaling afhandelen.
Ik wil een controle inplannen, liefst ergens volgende week.
Volgende week heb ik dinsdag om half elf of donderdag om drie uur vrij. Wat komt u beter uit?
Donderdag om drie is goed.
Staat genoteerd voor donderdag om drie uur. Ik stuur u de bevestiging en de routebeschrijving nu per sms.
AgendaTijdslot geboekt
BevestigingVerstuurd per sms
Mogelijkheden
Alles wat een afsprakengesprek nodig heeft
Boeken in de agenda
Leest en schrijft live beschikbaarheid in Google Calendar, zodat het tijdslot dat de agent aanbiedt ook echt vrij is.
CRM-lookup
Herkent terugkerende bellers en haalt hun gegevens op voordat de agent een tijdslot aanbiedt.
Bevestiging per sms en WhatsApp
Stuurt direct na het gesprek de bevestiging, de routebeschrijving of voorbereidingsinstructies.
Betalen tijdens het gesprek
Int een aanbetaling of reserveringskosten via uw betaalprovider of bank, tijdens de inrichting via API gekoppeld.
Overdracht
Alles buiten een standaardafspraak gaat naar uw team, met de samenvatting erbij.
De taal van de beller
62 talen beschikbaar, vandaag 10 live. Uw taal wordt vóór de lancering gevalideerd. Data, namen en diensten worden getest in elke taal waarin u afspraken maakt.
Zo werkt het
Een typisch afsprakengesprek
Beller vraagt om een afspraak
De agent stelt vast welk type afspraak nodig is en wat de voorkeuren zijn.
Beschikbaarheid gecheckt
De live beschikbaarheid in de agenda wordt realtime gecheckt, niet via een statische lijst.
Tijdslot bevestigd en geboekt
De beller kiest een tijd en de agent zet die direct in de agenda.
Bevestiging verstuurd
Een bevestiging per sms of WhatsApp gaat de deur uit voordat het gesprek eindigt.
Uitkomst teruggeschreven
De boeking, de gegevens van de beller en een eventuele notitie voor het team gaan naar uw CRM.
Voorgestelde tijdsloten
Als de gevraagde tijd vol is
Een volle agenda betekent niet het einde van het gesprek. De agent biedt gerangschikte alternatieven aan, in plaats van de beller te vragen het later opnieuw te proberen.
Ik wilde donderdagmiddag, maar ik kan wel schuiven als het moet.
Dat tijdstip is bezet. Ik kan donderdagochtend of vrijdagmiddag aanbieden, of woensdag bij de vestiging dichter bij u.
DonderdagochtendDichtst bij de gevraagde tijd
VrijdagmiddagPast bij uw gebruikelijke weekdag
Woensdag, vestiging dichterbijGeaccepteerd
Zo werkt de rangschikking
Gecheckt voordat er iets wordt aangeboden
- Live beschikbaarheid in de gevraagde agenda en in gekoppelde vestigingen of klinieken
- Hoe dicht elke optie bij de tijd ligt waar de beller eerst om vroeg
- De voorkeur die de beller zelf aangeeft, zoals een dag, een dagdeel of een locatie
- Regels van de kliniek of vestiging, zoals welke diensten een locatie of zorgverlener kan aannemen
Kiest de beller er een, dan bevestigt en boekt de agent die, en schrijft de uitkomst terug, net als bij een directe boeking.
Platformbreed
Wat het platform vandaag draait
Cijfers over de huidige workloads in productie, niet het resultaat van één klant.
72%
gesprekken opgelostover de huidige workloads
300Kklantgesprekken per maand
9landen waar DRING actief is
50+bedrijven kiezen voor DRINGsinds de oprichting
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Met welke agendasystemen kan de agent koppelen?+
Google Calendar wordt ondersteund: de agent checkt en schrijft de echte beschikbaarheid, geen kopie uit de cache. Andere boekingssystemen koppelen via hun API, als die er is.
Kan de agent tijdens het gesprek een aanbetaling of reserveringskosten innen?+
Ja, als de afspraak daarom vraagt. De betaling loopt via uw betaalprovider of bank, gekoppeld via API.
Wat gebeurt er als de beller de afspraak later wil verzetten?+
Een gesprek om te verzetten volgt dezelfde flow: de agent zoekt de bestaande boeking op, checkt de nieuwe beschikbaarheid en werkt de agenda bij.
Stuurt de agent een herinnering vóór de afspraak?+
Herinneringsgesprekken of -berichten kunnen vóór de afspraak worden ingepland, met dezelfde agent.
Laat ons zien hoe afspraken bij u binnenkomen
Laat uw nummer achter en DRING belt u binnen twee minuten. Vertel hoe afspraken nu worden gemaakt. Ons team neemt daarna contact op, en uw agent is binnen een week live.